Si utilizas otro programa o trabajas con documentos dispersos, el paso a VerifacturDocs merece una preparación sencilla y concreta.
No se trata de trasladar archivos sin criterio. Se trata de empezar con los datos adecuados, mantener el acceso al histórico y saber desde qué momento vas a emitir en el nuevo sistema.
Identifica clientes, conceptos habituales, series, facturas anteriores y documentos pendientes. Distingue lo que necesitas para trabajar de lo que debes conservar como histórico.
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Revisa formatos y alcance
Comprueba qué información permite exportar tu herramienta actual y consulta qué puede incorporarse al nuevo entorno. El alcance depende del origen y de la estructura de los datos.
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Acuerda el momento del cambio
Define con tu asesoría la fecha de inicio, la numeración y cómo tratar las operaciones que quedan a medias. Así evitas duplicar documentos o dejar tareas sin responsable.
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Comprueba una operación representativa
Antes de extender el uso, revisa un caso habitual de tu actividad. Incluye sus conceptos, impuestos y necesidades de entrega o consulta para validar el recorrido completo.
Separa los datos de trabajo del histórico.
Los datos de trabajo son los que necesitas para preparar nuevas facturas: clientes, conceptos habituales y configuración de la actividad. El histórico documenta operaciones anteriores y puede requerir otra forma de conservación.
Antes de importar, identifica qué información tiene sentido incorporar y qué documentos deben quedar accesibles por otra vía. Evita convertir el traslado en una nueva emisión de facturas que ya existían.
Prepara una comprobación de la migración.
Selecciona una pequeña muestra representativa del origen: un cliente habitual, una operación con varios conceptos y un caso con particularidades fiscales. Revisa la información trasladada y compara los importes y los identificadores con el programa anterior.
Documenta qué se ha incorporado y qué queda fuera. Si aparecen campos incompletos o formatos incompatibles, resuélvelos antes de utilizar los datos en la facturación diaria.
Acuerda quién hace qué.
Define quién exporta, quién valida los datos y quién autoriza el comienzo del trabajo. Si intervienen una asesoría y un proveedor de software, evita que una tarea quede implícitamente asignada a los dos o a ninguno.
Deja por escrito la fecha de inicio, el criterio de numeración y el tratamiento de las operaciones abiertas. Con esos acuerdos, el cambio se convierte en una secuencia de decisiones comprobables.
Construye un inventario que permita tomar decisiones.
Un inventario útil explica qué hay, dónde está y para qué lo necesitas. No basta con anotar «clientes» y «facturas». Separa clientes activos de contactos que ya no utilizas; distingue documentos emitidos de borradores; identifica si el importe pendiente de cobro se registra en el programa o en otra herramienta.
Asigna a cada grupo un responsable y un destino: importar al nuevo sistema, conservar como archivo consultable o revisar antes de decidir. No borres información por considerarla antigua sin haber comprobado su utilidad y las obligaciones de conservación aplicables. El objetivo del inventario es evitar pérdidas y traslados innecesarios, no hacer limpieza a ciegas.
Ejemplo de inventario previo al cambio
Información
Qué revisar
Decisión que debes cerrar
Clientes activos
Identificación, dirección y duplicados
Qué fichas se incorporan y quién las valida
Facturas emitidas
Documentos, series y posibilidad de consulta
Cómo se conserva y recupera el histórico
Borradores
Operación real y revisión pendiente
En qué sistema se termina cada documento
Cobros pendientes
Importe y referencia de la factura
Dónde continúa el seguimiento comercial
Configuración
Series, conceptos e impuestos habituales
Qué se configura antes de la primera emisión
Prueba la exportación antes de fijar el día del cambio.
Un botón de exportación no garantiza que el archivo contenga todo lo que necesitas. Abre una muestra y comprueba las columnas, los separadores decimales, las fechas y la correspondencia entre datos. Un identificador que parece un número puede perder ceros iniciales si se abre o guarda de forma inadecuada.
Conserva una copia sin modificar del archivo original. Trabaja sobre otra para preparar la importación y documenta cualquier transformación. Si conviertes una columna o un código, deja anotado el criterio. Así podrás explicar de dónde sale cada dato cuando aparezca una diferencia.
Comprueba los resultados con criterios de aceptación.
La verificación no debe limitarse a que el programa muestre un mensaje de éxito. Compara el número de registros previstos con los incorporados y revisa una muestra de casos sencillos y especiales. Si hay importes, contrasta las magnitudes que sean comparables: no sumes borradores y facturas emitidas como si fueran el mismo conjunto.
Define antes de la prueba qué diferencias impiden continuar. Un teléfono incompleto puede permitir una corrección posterior; una identidad fiscal equivocada o una asignación incorrecta de importes requiere atención antes de facturar. La prioridad depende de cómo se vaya a utilizar el dato.
Prepara un plan para las incidencias del primer día.
El plan debe indicar a quién avisar, qué información adjuntar y cómo identificar la operación afectada. Una captura puede ayudar, pero también hacen falta la referencia, el momento del problema y la acción que se estaba realizando. Evita repetir una emisión porque no has entendido la respuesta anterior.
Si necesitas detener el arranque, acuerda con el proveedor y tu asesoría cómo proceder sin duplicar documentos ni perder trazabilidad. Volver a una copia anterior después de emitir nuevas facturas no es una decisión puramente informática: puede afectar al registro de operaciones ya realizadas.
Checklist para dar por terminado el cambio.
Comprueba que puedes localizar una factura antigua, preparar una operación nueva y explicar dónde se consulta cada estado. Verifica que las personas que trabajan contigo conocen sus tareas y el canal para resolver dudas. Conserva la relación de datos migrados y de exclusiones acordadas.
Da el cambio por cerrado cuando las tareas necesarias para trabajar están resueltas, no cuando se ha copiado el último archivo. Programa una revisión tras los primeros días de uso para corregir procedimientos que no hayan quedado claros. Esta comprobación organizativa es tan importante como la carga inicial.
HERRAMIENTAS PARA HACER EL TRABAJO
Kit de migración: plantillas y comprobaciones.
Descarga los archivos y adáptalos a tu caso. Son herramientas de preparación, no formatos de importación certificados para VerifacturDocs ni instrucciones fiscales para todas las actividades.
Cómo usar el mapa de campos sin alterar el original.
Abre mapeo-migracion.csv y sustituye los nombres de columnas de ejemplo por los del archivo que exporta tu herramienta. Para cada campo, anota su significado, formato, destino previsto y regla de transformación. Si el destino aún no está confirmado, déjalo expresamente pendiente; no rellenes una equivalencia por intuición.
Por ejemplo, id_origen puede servir para relacionar un cliente con su ficha anterior. No debe transformarse en un número fiscal ni en una numeración de factura. El código postal debe conservarse como texto cuando tenga ceros iniciales. Una conversión aparentemente inocua puede cambiar un dato que después se utiliza para identificar o localizar una ficha.
El ejemplo omite identificadores fiscales y datos de contacto reales. No contiene todos los campos necesarios para facturar. Ver la guía de preparación de CSV ↗
Casos que debes decidir antes de cambiar durante el ejercicio.
El calendario del negocio rara vez coincide con una carpeta vacía. Puedes tener facturas emitidas, borradores, abonos pendientes de revisión y cobros todavía abiertos. Decide dónde continúa cada tarea antes de establecer el corte. La decisión debe respetar el procedimiento de facturación aplicable y validarse con tu asesoría cuando afecte a documentos fiscales.
Qué hacer con cada conjunto de información
Situación
Preparación operativa
Error que debes evitar
Factura ya emitida
Conservar documento y referencia; acordar dónde se consulta
Crear otra factura de venta solo para copiar el histórico
Borrador sin emitir
Identificar la operación y elegir dónde se termina
Emitir el mismo trabajo desde dos programas
Factura pendiente de cobro
Mantener relación entre saldo y documento original
Confundir el traslado del saldo con una venta nueva
Corrección pendiente
Revisar el caso y el procedimiento con la asesoría
Sobrescribir el documento anterior sin criterio
Cliente duplicado
Contrastar identidad y decidir una ficha de referencia
Unir dos clientes solo porque sus nombres se parecen
Una prueba de aceptación que puedes repetir.
Utiliza control-migracion.csv para registrar una comprobación por fila. Anota el resultado esperado antes de ejecutar la prueba, guarda la evidencia y asigna responsable. Separa una incidencia técnica de una duda sobre el significado del dato: ambas requieren resolución, pero probablemente por personas distintas.
Para una muestra de tres clientes, comprueba tres correspondencias entre origen y destino, preservación de códigos, tratamiento de fichas inactivas y ausencia de duplicados imprevistos. Si una diferencia aparece, corrige el mapeo y repite la prueba sobre un entorno controlado. No presupongas que reimportar siempre actualiza: algunos sistemas crean nuevos registros.
Comprueba si estás preparado para el cambio.
Marca solo lo que hayas comprobado. Esta lista organiza tu proyecto; no certifica cumplimiento fiscal. Funciona en tu navegador y puedes descargar el estado sin introducir datos personales.