Respuesta rápida: empieza por una copia y una muestra.
Conserva el archivo original, identifica qué significa cada columna y confirma el formato que acepta el destino. Prepara primero unos pocos clientes ficticios o una muestra autorizada. Comprueba que las identidades, los códigos y las relaciones se mantienen antes de trasladar todos los datos.
Esta guía trata de datos de clientes, no del CSV de operaciones utilizado para generar facturas. El archivo descargable de esta guía es un ejemplo didáctico. No es un formato de importación confirmado para VerifacturDocs ni contiene todos los campos exigidos para emitir facturas. Debes adaptar los encabezados al sistema concreto.
id_origen;nombre;codigo_postal;pais;activo
C001;Estudio Ejemplo Norte;08001;ES;si
C002;Taller Ejemplo Sur;28001;ES;si
C003;Consultoria Ejemplo Centro;03001;ES;no1. Distingue los identificadores.
El código interno del cliente relaciona una ficha con el sistema de origen. No es su identificador fiscal. Mantén ambos conceptos separados al mapear datos y conserva el código de origen cuando resulte útil para rastrear una correspondencia.
No unas fichas únicamente por nombre: dos entidades pueden compartir denominaciones similares y una misma entidad puede haberse escrito de formas distintas. Establece un criterio de revisión de duplicados con quien conoce los datos.
2. Fija las reglas de lectura.
En el ejemplo se utiliza UTF-8 y punto y coma como separador. Si abres el archivo en una hoja de cálculo, importa las columnas que son códigos como texto. De lo contrario, un código postal como 08001 puede convertirse en 8001.
Cuando aparezcan direcciones con separadores o saltos de línea, revisa cómo se entrecomillan los campos. No edites el archivo con sustituciones globales sin conocer su estructura. Confirma también si el programa de destino espera otros encabezados o un orden distinto.
| Síntoma | Comprobación | Actuación |
|---|---|---|
| Ceros iniciales desaparecidos | Comparar archivo original y resultado | Importar códigos como texto |
| Acentos ilegibles | Revisar codificación del archivo | Guardar y leer con codificación compatible |
| Columnas desplazadas | Buscar separadores dentro de campos | Revisar entrecomillado y configuración |
| Cliente duplicado tras repetir | Comprobar criterio crear/actualizar | Acordar identificación y procedimiento de reintento |
| Ficha inactiva tratada como activa | Revisar significado de valores | Mapear estados según el sistema de destino |
3. Documenta las transformaciones.
Si el origen usa S/N y el destino espera si/no, anota la transformación en el mapa de campos. Lo mismo ocurre con países, estados u otros códigos. No sustituyas un dato ausente por un valor que no puedas justificar.
La preparación debe permitir explicar qué se cambió y por qué. Guarda una copia preparada distinta de la exportación original y registra las incidencias pendientes. Si el campo afecta a una identificación fiscal, solicita revisión en lugar de completarlo por intuición.
4. Comprueba el resultado en destino.
La prueba debe verificar contenido, no solo el número de filas importadas. Compara los campos acordados y comprueba que cada cliente puede localizarse sin ambigüedad. Revisa los casos inactivos y las diferencias aceptadas.
Un mensaje de importación completada solo describe una ejecución técnica. La aceptación del resultado corresponde a la persona que comprueba que la información sirve para trabajar. Si no puedes ver el destino, no des por validada la migración.
5. Decide si necesitas un archivo o una integración.
El CSV resulta útil para preparar o trasladar un conjunto de datos. Si necesitas intercambiar operaciones de forma continua, consulta una integración y define también cuándo se ejecuta, quién la autoriza y cómo resuelve errores.
No conviertas una importación manual ocasional en una dependencia diaria sin revisar sus límites. Un procedimiento repetido por varias personas necesita instrucciones, responsables y control de versiones del archivo.
Volver al plan completo de migración ↗ · Preparar el alcance de una conexión ↗