Qué aclara la respuesta de la AEAT
La mera existencia del programa anterior no se analiza igual que su utilización para seguir facturando. La FAQ oficial contempla mantenerlo para acceder a información histórica cuando desde 2027 ya no se emplea para emitir.
Esto no convierte cualquier instalación en aceptable en cualquier circunstancia. Debes poder explicar su función, limitar el uso y cumplir las obligaciones de conservación de documentos y datos.
Cómo separar histórico y emisión
Define una fecha de corte. Anota la última factura y serie del sistema anterior y la primera del nuevo. Restringe permisos o funciones si resulta necesario para evitar emisiones accidentales.
Crea una instrucción sencilla para el equipo: dónde se consulta cada periodo, dónde se emiten las nuevas facturas y quién resuelve una rectificación relacionada con el pasado.
Qué datos sí puedes trasladar
Clientes, conceptos y configuraciones pueden ayudarte a empezar, siempre que revises su calidad. Los documentos históricos no deben transformarse en facturas nuevas para aparecer en otra plataforma.
Si necesitas una vista unificada, estudia una importación de consulta claramente diferenciada de la emisión. La trazabilidad debe permitir entender el origen de cada documento.
Tres vías para las facturas nuevas
Puedes crear las facturas manualmente, generarlas desde un CSV o conectar datos por API. La elección no cambia el principio: el sistema adaptado debe asumir la emisión y el registro.
El programa antiguo puede seguir prestando otras funciones de negocio si se delimita su papel y no se utiliza de manera incompatible con las obligaciones aplicables.
Documenta la separación
- Fecha de corte
- Última numeración anterior
- Primera numeración nueva
- Accesos y usos permitidos
- Ubicación de copias y documentos
Cómo separar consulta y emisión
Retira del programa antiguo los accesos o hábitos que puedan terminar en una factura nueva. Si es posible, déjalo en modo consulta y limita los permisos. Documenta la última numeración utilizada y la fecha desde la que las nuevas facturas se generan en el sistema adaptado.
Comprueba que puedes localizar una factura histórica sin reactivarla ni alterar sus datos. Las copias, exportaciones y políticas de conservación deben responder a tus obligaciones reales. Mantener el histórico es una decisión de continuidad y archivo, no una excusa para seguir emitiendo desde un sistema sin adaptar.
Guía de aplicación paso a paso
Diferencia conservar de utilizar. Conservar permite consultar y atender obligaciones relacionadas con documentos anteriores. Utilizar para expedir nuevas facturas mantiene activa la función que debe cumplir los requisitos aplicables. Define esta diferencia en las instrucciones internas y en los permisos del programa.
Realiza una copia verificable. No basta con copiar una carpeta sin comprobarla. Documenta cómo se abre, qué versión necesita y dónde se guardan adjuntos o bases de datos. Prueba la recuperación desde otro equipo autorizado para detectar dependencias antes de retirar la instalación original.
Relaciona periodos y sistemas. Crea una nota sencilla que indique hasta qué fecha y serie se consulta en el programa antiguo y desde cuál se utiliza el nuevo. Incluye excepciones abiertas. Esa referencia ayuda a administración y asesoría a localizar documentos sin duplicarlos.
Gestiona rectificaciones posteriores. Una factura antigua puede requerir una actuación después del cambio. Define con tu asesoría cómo se identifica el antecedente y desde qué sistema se emite el documento correspondiente. No improvises reactivando el programa anterior sin revisar el procedimiento.
Planifica el archivo a largo plazo. Valora formatos de exportación, soportes, copias y acceso cuando cambie el equipo. El histórico debe seguir siendo legible durante el periodo necesario. Conservar una aplicación sin su entorno o sin credenciales no equivale a conservar información utilizable.
Ejemplo práctico
Una empresa conserva en modo consulta el programa con las facturas de años anteriores. El 1 de diciembre cierra su última serie activa y empieza las nuevas emisiones en el sistema adaptado. El equipo sabe dónde buscar cada periodo y no vuelve a crear documentos históricos. La separación reduce el proyecto, protege la trazabilidad y permite aplazar una migración completa que no aporta valor inmediato.
Antes de cerrar la decisión
Incluye el histórico en las copias de seguridad y en las pruebas de recuperación, aunque el programa ya no facture. Revisa periódicamente que el soporte sigue siendo legible y que existen credenciales. Los equipos, sistemas operativos y licencias cambian; un archivo intacto puede resultar inútil si nadie puede abrirlo.
Cuando comuniques el cambio, utiliza fechas y series concretas. “Ahora usamos el programa nuevo” resulta insuficiente si quedan oficinas, usuarios o circuitos secundarios. Una instrucción precisa reduce emisiones accidentales y ayuda a localizar con rapidez qué sistema contiene el documento buscado.
Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir consultando facturas antiguas?
Sí, la AEAT explica que un programa anterior puede conservarse para consultar el histórico si deja de utilizarse para expedir nuevas facturas y se cumplen las obligaciones de conservación.
¿Conviene dejarlo abierto a todos los usuarios?
No siempre. Limitarlo a consulta y restringir permisos ayuda a evitar que alguien emita por error desde el sistema anterior después de la fecha de corte.
Fuentes consultadas
Contenido informativo. La aplicación de la norma depende de la situación de cada negocio.