Del Excel a VERI*FACTU sin rehacer tu forma de trabajar

Empieza por tu hoja actual

Marca qué columnas representan cliente, fecha, concepto, base, tipo impositivo y serie. Identifica fórmulas, celdas combinadas y notas que una importación no puede interpretar de forma fiable.

Conserva la hoja original y crea una salida limpia. Una tabla con una fila por concepto y claves estables es más fácil de validar que un documento pensado para impresión.

Define un CSV repetible

Acordar encabezados, codificación, separador y formato de fechas evita que cada lote requiera una reparación diferente. Trata códigos postales e identificadores como texto cuando puedan contener ceros iniciales.

No rellenes datos fiscales ausentes por intuición. Registra las incidencias y corrige el origen para que el siguiente archivo mejore.

Prueba antes de trabajar por lotes

Utiliza unas pocas operaciones representativas y compara cliente, conceptos, impuestos y total. Comprueba también qué ocurre si repites el archivo o una fila para evitar duplicados.

La aceptación no termina cuando el sistema dice “importado”. Revisa la factura, el registro asociado y su estado de remisión.

Conserva la hoja si sigue aportando valor

Puedes seguir utilizando tu método para preparar operaciones o controlar el negocio. La diferencia es que la expedición y el registro se producen en el sistema adaptado.

Define cuál es la fuente principal de cada dato y evita corregir la misma información de forma distinta en dos lugares.

Diseña una salida estable, no otra hoja más

Crea una pestaña o exportación final con las columnas exactas que necesita el proceso. Bloquea cabeceras, documenta formatos y separa los cálculos internos del resultado que se enviará. Así puedes mejorar tu hoja sin alterar cada vez la estructura del CSV.

Asigna una referencia única a cada operación y conserva el resultado del lote. Si una fila falla, corrige esa operación y controla su reintento; no vuelvas a generar todo sin comprobar duplicados. El objetivo es mantener la comodidad de preparar datos juntos con una trazabilidad clara.

Guía de aplicación paso a paso

Conserva lo que aporta valor. Mantén cálculos internos, listados comerciales o revisiones que el equipo utiliza de verdad. Retira de la hoja la responsabilidad de emitir cuando esa función deba pasar al sistema adaptado. Esta separación permite cambiar por etapas sin obligar a aprender toda la operativa de nuevo.

Define un diccionario de columnas. Para cada campo indica nombre, significado, formato, obligatoriedad y ejemplo. Aclara cómo se representan descuentos, impuestos, países y varias líneas de una factura. El diccionario convierte una hoja conocida por una persona en un proceso que puede mantenerse y comprobarse.

Protege identificadores y fechas. Evita que Excel elimine ceros iniciales, transforme referencias en números o interprete fechas según el equipo. Exporta siempre con el mismo criterio y revisa el archivo resultante, no solo la vista de la hoja. Los errores de formato suelen aparecer al guardar.

Diseña la corrección por fila. El resultado debe indicar qué operación falla y por qué. Corrige el origen, vuelve a exportar únicamente lo necesario y conserva la referencia. Repetir un lote completo sin control puede generar duplicados o dificultar saber qué versión terminó convirtiéndose en factura.

Mide cuándo pasar a API. Si la exportación se repite varias veces al día, necesita demasiadas revisiones o depende de copiar datos desde otro programa, calcula el coste de conectarlo. La API tiene sentido cuando elimina un puente manual estable, no simplemente porque sea una opción más técnica.

Ejemplo práctico

Una empresa mantiene su hoja de preparación porque el equipo conoce sus columnas y controles. Añade una pestaña de salida con fecha, cliente, concepto, importe, impuesto y referencia. Esa salida se exporta a CSV, se valida y genera el lote. El trabajo comercial permanece donde resulta cómodo; la emisión y el registro pasan al sistema preparado para VERI*FACTU, con resultados que pueden conciliarse.

Antes de cerrar la decisión

Antes del primer lote real, entrega el formato a otra persona y pídele que lo prepare solo con la documentación. Si necesita explicaciones verbales, todavía faltan reglas. Corrige nombres ambiguos, ejemplos y mensajes de error hasta que el proceso no dependa exclusivamente de quien creó la hoja.

Durante los primeros meses, compara totales por periodo entre la hoja y las facturas generadas. Investiga diferencias de redondeo, filas omitidas y operaciones duplicadas. La conciliación confirma que conservar la forma de preparación no ha introducido una pérdida de control entre origen y resultado.